Ze zijn niet meer weg te denken, online overleggen. Via Teams, Zoom of andere online vergaderprogramma’s vergaderen we wat af. In contact met mensen met gehoorverlies hoor ik regelmatig dat online vergaderen zoveel energie kost. Dat ze informatie missen, doordat de sprekers moeilijk te verstaan zijn. Logisch dat ze dan kunnen opzien tegen zulke overleggen.

Deze week sprak ik meerdere mensen die min of meer tegen dezelfde dingen aanlopen met online overleg. Daarom een blog om tips te delen.

Als eerste vraag ik dan hoe de vergadering verloopt. De antwoorden die ik dan krijg zijn meestal deze:

• Iedereen heeft zijn microfoon aanstaan. Daardoor zijn er allerlei achtergrondgeluiden hoorbaar.
• Mensen praten door elkaar heen.
• Elke deelnemer heeft een ander stemvolume en andere akoestiek in de ruimte, waardoor er geschakeld moet worden tussen verschillende geluidskwaliteiten.
• Er zijn geen (communicatie)afspraken gemaakt over hoe iedereen zo goed mogelijk mee kan doen.
• De vergaderingen duren lang en er is weinig pauze.

Het kan ook anders, waardoor je met gehoorverlies makkelijker mee kan doen. Het mooie is dat ik van horenden vaak hoor dat ook zij met onderstaande tips fijner vergaderen.

1. Gebruik de mogelijkheden van het programma waarin je vergadert.

Vrijwel elk programma, zoals Zoom en MS Teams, heeft de mogelijkheid om de microfoon van deelnemers uit te zetten als ze niet aan het woord zijn. Dat voorkomt dat mensen door elkaar praten en je niemand meer verstaat. En het voorkomt ruis door achtergrondgeluiden.

Daarnaast kun je een digitaal handje opsteken als je iets wilt zeggen. En een gespreksleider aanwijzen die beurten geeft voorkomt dat mensen door elkaar praten.

Als laatste kun je instellen of je alle deelnemers tegelijk wilt zien of alleen de spreker. Als je alleen de spreker in je scherm ziet, kun je mimiek en mondbeeld beter zien, wat helpt om makkelijker te verstaan.

2. Zorg voor zo goed mogelijk geluid.

Je kunt het geluid van de vergadering rechtsreeks naar je hoortoestellen streamen via bluetooth of een streamer, afhankelijk van de mogelijkheden van jouw hoortoestellen. Ook kun je een koptelefoon gebruiken of goede (externe) luidsprekers. Daarmee komt het geluid helderder binnen en versta je makkelijker. Verder kun je afspreken dat alle deelnemers een externe microfoon gebruiken, die vlakbij de mond is. Een headset of een externe microfoon. Zo speelt de akoestiek van de ruimte minder mee. Het geluid is helderder en de spreker beter verstaanbaar.

3. Gebruik apps voor automatische ondertiteling.

Sommige programma’s hebben hun eigen automatische ondertiteling. Via de app van MS Teams kun je bijvoorbeeld live bijschriften inschakelen. Als je de taal aanpast naar de taal die gesproken wordt, bijvoorbeeld Nederlands, dan zie je de gesproken tekst uitgeschreven onderin beeld staan. Ook zijn er externe apps, zoals SpeakSee, AVA, Google live transcriptie en Earfy.  

4. Zet een schrijftolk in.

Een schrijftolk kun je inzetten als je tolkuren hebt gekregen van UWV. Afhankelijk van je overleg zet je uren in voor privé, werk of onderwijs. Een schrijftolk zorgt voor live ondertiteling of de tekst op een ander scherm, afhankelijk van je voorkeur. Via text on tap kun je de ondertiteling over je vergaderbeeld schuiven. In Zoom kun je zelfs de tekst in hetzelfde scherm zichtbaar maken, via de ‘cc’ optie, zodat de tekst van de schrijftolk voor iedereen zichtbaar is die de ondertiteling aanzet. Het voordeel van een schrijftolk is dat de ondertiteling accurater is dan met een automatische ondertiteling, zeker bij namen en vaktaal.

5. Maak communicatieafspraken.

Ik schreef eerder al over technische mogelijkheden gebruiken, handjes opsteken en een gespreksleider benoemen die beurten geeft. Spreek af wat jullie gezamenlijk nodig hebben voor een goede vergadering. Ik ontdek telkens weer dat ook de horende deelnemers aangeven het fijner vinden om goede communicatieafspraken te hebben. Dat spaart voor iedereen energie.

6. Las af en toe een korte pauze in.

Afspreken af en toe een korte pauze in te lassen, bijvoorbeeld elk half uur 5 minuten, wordt ook vaak als fijn ervaren. Een horende dame kwam naar me toe, om verbaasd te zeggen dat ze met die korte pauzes veel fitter naar huis ging. En de vergaderpunten, die waren netjes afgerond, binnen de geplande tijd.

Heb jij nog tips?

Heb jij nog andere tips? Fijn als je ze wilt delen in een reactie op dit blog.